Att arbeta med en kommunsajt


I mitt uppdrag som koordinator ingår ansvar över förvaltningens sidor på webben, det vill säga sidor under Barn- och utbildning men även delar som berör kultur och Bibliotek. Varje verksamhet ansvarar själv för sina sidor under huvudområdet men en stor del av informationen är gemensam. Att arbeta med webb på en kommunal förvaltning är till stor del ett organisatoriskt arbete.

Bara några månader efter att jag börjat arbeta som koordinator valde man att byta från Episerver till WordPress. Sidorna behövde uppdateras och övergången blev en möjlighet att ordna allt på ett bra sätt från grunden.

Ansvarsfördelningen – det viktigaste av allt

Jag valde att lägga upp arbetet i två delar där den ena delen handlade om ansvarsfördelningen; att kartlägga varje sida och se vilken funktion som “äger” den aktuella informationen, och den andra om att ordna strukturen och skapa en plan för hur sidorna skulle hållas ordnade på sikt.

I vissa fall är det tydligt var ansvaret ligger t.ex. den som arbetar med skolskjuts ansvarar för informationen på skolskjutssidorna. Detta är inte detsamma som att vara webbredaktör och uppdatera. Att ansvara för sidan handlar om att ta ansvar för att informationen hålls uppdaterad och är korrekt. Detta kan inte en webbredaktör göra utan att kunna området. För en kommunsida krävs en mängd människor med olika uppdrag och kunskap och till deras hjälp en mängd webbredaktörer att sköta själva uppdateringen. Ibland är det samma person men det är oavsett två olika men lika nödvändiga uppgifter.

Att fördela ansvaret är inte alltid enkelt i en större organisation eftersom det behöver läggas in ett informationsansvar i olika roller så att dessa är medvetna om att de faktiskt har ansvaret. Det är heller inte alltid det finns en roll som har tydligt ansvar, det kan mycket väl vara flera som sitter på informationen vilket kräver en del orgasniatoriskt arbete att få till och också per automatik gör att informationen inte blir genomgången lika ofta. Min erfarenhet säger mig att om ingen utpekat har ansvaret blir inte informationen heller uppdaterad. Desto fler kockar desto sämre soppa.

Skillnaden mellan en webbredaktör och den som ansvarar för informationen

Att uppdatera en sida är ett litet jobb så länge man kan systemet och har tillgänglig information. Tyvärr har man ofta lite bråttom och tänker att en webbredaktör kan läsa tankar och vet vad som behöver uppdateras. Så är det naturligtvis inte. Uppgiften att uppdatera webben blir ibland en uppgift som är flytande och ges till den som är intresserad. Tyvärr innebär det att man då står utan webbredaktörer när någon slutar eller byter tjänst.

Uppgiften att uppdatera, men framförallt att ansvara för informationen på webbsidor bör vara minst lika viktig som andra arbetsuppgifter som ligger fasta i olika roller. Det handlar inte så mycket som ett webbansvar som ett informations- och kommunikationsansvar.

Att hålla sidorna ordnade och lättskötta

I en organisation där flera verksamheter sköter sina egna undersidor är det oerhört viktigt att det finns en grundstruktur för att undvika att alla skapar sidor med samma information (vilket dessutom ofta i praktiken innebär lite olika information med stor förvirring som resultat). Sidor med samma information kan ibland behöva finnas på flera platser men då är det viktigt att det bara finns en grundsida som sedan speglas till övriga. Det innebär att vi bara behöver uppdatera på ett ställe och gör också att besökaren vid en sökning slipper få tio olika träffar.

Det är viktigt att komma ihåg att för en besökare är hela kommunens hemsida en sida även om det bakom sidan ligger flera olika myndigheter med en mängd olika ansvariga och redaktörer.

För att göra det enkelt för besökare har vi manualer för våra verksamheter.  Det är viktigt att olika sidor har ungefär samma uppbyggnad för att det ska bli enkelt att söka och hitta information.

Det finns oerhört mycket att ta hänsyn till. Flera inblandade myndigheter är en. Informationen på webben kan inte delas upp såsom den gör bakom dvs. så som våra nämnder är uppdelade. Det innebär att ansvaret för en sida under Barn- och utbildning kan ligga under en annan myndighet t.ex. socialnämnden.

De krav som ställs på en kommunsida är en annan viktig del. SKL gör varje år en genomgång av kommunala webbsidor och kontrollerar att information som bör finnas faktiskt finns. Denna genomgång är ett verktyg i arbetet.

En annan del är att ha koll på juridiken både övergripande kommunal juridik och juridiken i det egna området t.ex. skoljuridik. Det är naturligtvis mest viktigt för dem som ansvarar för de olika sidorna.

En rolig utmaning

Arbetet med webben är en liten del av mitt tjänst men en rolig utmaning. Att bygga hemsidor hemma privat har egentligen inga likheter med att hantera sidor i en större organisation, mer än själva verktyget. Det finns så mycket att ta hänsyn till vilket gör det klurigt och intressant och med tanke på hur mätta vi är på information idag är det en rejäl utmaning bara att nå ut. Inom kort ska jag gå en utbildning i filmskapande med mobil som verktyg, något jag verkligen ser fram emot. Att kunna skapa enkel och lättillgänglig information snabbt är nästan ett krav idag.

Nästa vecka åker jag till Eskilstuna och möter andra som arbetar med webb och lär mig mer om att skriva för unga vilket tillhör en annan viktig del av arbetet med sidan – hur vi skriver.

Lämna en kommentar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *